Como trabalhar com equipas chinesas de moldagem por injeção para gestão de projectos e comunicação

Adivinha? Colaborar na esfera das empresas chinesas de moldagem por injeção pode acabar por ser o processo de tentar completar um puzzle com luvas calçadas. Já passei por isso - a beber café às duas da manhã em frente ao meu portátil, à espera de ver uma comunicação importante vinda de Shenzhen, com medo que o meu último e-mail se tivesse perdido na tradução. No entanto, a questão é esta: quando se consegue decifrar o código, as parcerias podem ser extraordinariamente frutuosas.

Imaginem comigo uma cena. É terça-feira de manhã em Chicago, o que significa que é terça-feira à noite em Guangzhou. Sr. Li, o seu gestor de projectos, acaba de lhe enviar dezassete fotografias de protótipos. As legendas estão metade em chinês e a outra metade naquilo a que eu poderia chamar inglês técnico. E sinceramente? É normal que isso aconteça.

A dança na língua (e como aprendê-la)

Embora existam sempre barreiras linguísticas, não se trata de uma barreira que não possa ser ultrapassada. A maioria dos engenheiros e gestores de projectos chineses sabe falar inglês, é claro, mas as discussões técnicas podem tornar-se feias num instante. Já perdi três dias a discutir com alguém sobre o "ângulos de inclinaçãoe descobrir que estamos sempre de acordo.

Isto é o que funciona: As frases devem ser curtas. Muito curtas. Escreva as suas próprias palavras. Uma melhor forma de o dizer seria por palavras suas, desta forma: "Devemos certificar-nos de que a espessura da parede está uniformemente distribuída pela peça, para que a peça não se deforme durante o processo de arrefecimento." Isto evita a deformação. A espessura situa-se entre 2 mm e 3,5 mm.

O mais importante são as capturas de ecrã. A sério, quando é que eu estou a enviar mais imagens com anotações do que e-mails reais? Letra grande a negrito, círculos vermelhos e setas - é só escolher. O mesmo acontecerá com os seus homólogos chineses, e essa comunicação visual torna-se uma linguagem comum que será partilhada por ambas as partes.

No entanto, a língua é apenas a ponta do icebergue. Diferenças culturais? É aí que as coisas se tornam interessantes.

As pontes (e não as barreiras) da cultura

Na cultura empresarial chinesa, as relações são importantes, ou melhor, o guanxi. Não é apenas o trabalho que tem de ser feito; a confiança tem de ser criada. Aquele trio inicial de reuniões por vídeo em que não se fala de nada relacionado com o negócio? Conta ainda mais do que se possa imaginar.

Recebi esta lição da maneira mais difícil. Inicialmente, quando nos encontrávamos com um novo fornecedor pela primeira vez, há muito tempo atrás, na minha carreira, eu podia limitar-me às especificações técnicas. A sala ficou fria. Mais tarde, o meu colega que eu puxei para o lado explicou-me: "Eles estavam a perguntar quem era o senhor primeiro".

Agora? Para abrir as reuniões, apresento o tempo na cidade onde vivem, mostro-lhes fotografias das minhas férias recentes ou partilho notícias sobre novos smartphones (falar de tecnologia é internacional, juro). Estas conversas de cinco minutos pouparam-me muito tempo de falhas de comunicação no futuro.

É outro pormenor cultural: não, sim nem sempre significa sim. Nalguns casos, será equivalente a dizer "estou a ver o que está a dizer", em vez de concordar ou "sim, podemos fazer isso". Depois de palavras-chave como "é difícil" ou "faremos o nosso melhor", estas significam frequentemente "provavelmente não vai acontecer". Qualquer rejeição direta é um sinal de rudeza e deve estar preparado para ler nas entrelinhas.

O Tango do Fuso Horário

Ah, os fusos horários - o diabo com que se tem de lidar. A China tem um único fuso horário (a hora de Pequim) que está 12 ou 13 horas à frente da hora de Leste, dependendo da hora de verão. Isto pode, de facto, proporcionar uma boa situação de fluxo de trabalho quando se joga bem as cartas.

Considere-o um ciclo de produção de 24 horas. O cliente envia as especificações às 17 horas, no seu horário de trabalho; o cliente recebe a primeira vista de olhos quando o seu dia começa de manhã. Eles são orientados para as soluções; fazem-no durante todo o dia e enviam-lhe actualizações no final do dia de trabalho, que é por volta das 4 da manhã, na sua hora. Você edita e envia os seus comentários durante o café da manhã e deixa-lhes o resto da tarde para fazerem revisões.

Mas, na realidade, há alturas em que é necessária uma comunicação em tempo real. Quando estão envolvidas partes importantes do projeto, é como se uma pessoa ficasse acordada até tarde ou acordasse cedo. Descobri que esta mistura de inconvenientes cria boa vontade. Não só discute com um colega as chamadas às 21 horas, como, na semana seguinte, ele participa na sua reunião das 8 horas.

Dica profissional: Utilize ferramentas de programação que mostrem ambos os fusos horários. Não há nada que faça perder o ânimo como perder uma reunião devido a cálculos incorrectos das diferenças horárias. E nunca, nunca deixe de verificar: São 9 da manhã de Pequim às 8 da noite de Chicago, certo?

Seis protocolos de comunicação reais

O correio eletrónico está morto. Bem, não está de todo morto, obviamente, mas não é algo que se esteja preparado para utilizar quando se trata de colaboração com equipas chinesas. Algumas empresas têm o WeChat que domina a comunicação; outras têm o WhatsApp a correr atrás. E, claro, podes descarregar o WeChat agora, caso não estejas. Bem, a sério, vou esperar.

A beleza do WeChat? É rápido, suporta mensagens de voz (a melhor ajuda de sempre quando se trata de explicar algo complicado) e move ficheiros como nunca ninguém o fez antes. E agora, com os recibos de leitura, pode ter a certeza de que o que enviou foi realmente recebido.

No entanto, é aqui que muitos compradores se enganam: utilizam o WeChat como se fosse um e-mail. Não escreva romances. Estruture as suas mensagens:

• Uma mensagem sobre o problema
• Um sobre a solução proposta
• Um no prazo
• Um que requer confirmação

Desta forma, poderão abordar cada ponto de forma independente e nada se perderá num amontoado de palavras.

Continuará a ser necessário utilizar o correio eletrónico para a documentação formal. No entanto, mesmo nesse caso, faça-o de forma estruturada. Eis uma fórmula que tem funcionado bem para mim:

• O tema: [Nome do projeto] - [Questão específica] - [Ação necessária]
• Situação atual: Breve descrição
• Pergunta/problema: Pontos de referência
• Ação necessária: Passos simples
• Prazo de entrega: Data e hora exacta (incluindo o fuso horário)
• Anexos: Enumeração de conteúdos

Este tipo de formato não tem qualquer barreira linguística, uma vez que é previsível e digitalizável.

Expectativas da linha do tempo (Apertem os cintos)

Ano Novo Chinês. Semana Dourada. Festival do Meio outono. Não são apenas feriados, são paragens completas da produção. As fábricas são limpas e não se vêem movimentos, mesmo passados dias ou semanas. Marque estas datas no início de cada ano no seu calendário e faça planos.

No entanto, a expetativa de tempo pode variar mesmo em horas normais de trabalho. Os vendedores chineses também carregam no otimismo. Quando dizem duas semanas, pense em três. Quando lhe disserem que a amostra está pronta amanhã, conte com três dias. Não se trata de desonestidade - é um otimismo cultural combinado com um desejo de satisfação.

Aprendi a criar algumas margens em cada calendário. Quando sei que preciso de peças a 1 de junho, informo-os a 15 de maio. Esta almofada absorverá os obstáculos inevitáveis e não deverá deixar o seu projeto fora do caminho. E o que é que acontece quando as coisas chegam antes do tempo? Aparece como um herói entre a sua equipa.

Os pontos de verificação do controlo de qualidade são vitais. Não descubra os problemas depois de toda a produção ter sido executada. Peça fotografias de cada ponto:

• Uma vez criado o molde
• Primeiros disparos
• Quando ocorrem alterações
• Amostras de pré-produção
• Amostras aleatórias durante a produção

Sim, é como uma microgestão. No entanto, detetar algo precocemente poupa várias semanas de idas e vindas no futuro.

Colmatar lacunas com ferramentas digitais

Para além do WeChat, existem plataformas que facilitam a colaboração sem problemas. O Alibaba DingTalk está a tornar-se moda como meio de gestão de projectos. É como se o Slack e o Microsoft Project se juntassem e dessem origem a uma descendência mais adequada para o trabalho relacionado com a produção.

Para partilhar ficheiros, esqueça a Dropbox ou o Google Drive; nem sempre estão disponíveis ou são dolorosamente lentos na China. Em vez disso, utilize:

• Ficheiros grandes: WeTransfer
• Pastas de projeto partilhadas: Guardas-marinhas
• Armazenamento em nuvem: Aliyun (Alibaba Cloud), se o seu fornecedor estiver implantado no mesmo

É dada especial atenção à partilha de ficheiros 3D. Os ficheiros STEP são universais, mas nunca faltam imagens de múltiplos ângulos de capturas de ecrã. Um dos meus fornecedores já teve de espelhar uma peça porque a orientação não era óbvia com base no ficheiro. Foi uma lição dispendiosa.

O programa de videoconferência predefinido é o WeChat ou o DingTalk, mas algumas empresas maiores utilizam o Zoom (quando funciona bem). É importante ter sempre uma plataforma de reserva. Não há nada mais perturbador do que demorar 20 minutos a reparar falhas de ligação.

Para acompanhar o projeto, menos é mais. Os gráficos de Gantt e o software de gestão de projectos, que são complicados em si mesmos, tendem a gerar muita confusão em vez de proporcionar clareza. Uma folha de Excel colaborativa com um plano sólido e marcos actualizados todas as semanas é melhor do que qualquer plataforma sofisticada que eu já tenha tido. A codificação por cores existe em todo o lado: o verde está no bom caminho, o amarelo precisa de atenção, o vermelho está atrasado.

Criar relações duradouras

Esta é uma coisa que ninguém lhe pode dizer: uma visita aos seus fornecedores vai tornar tudo diferente. Eu percebo; os orçamentos estão a diminuir para as viagens, e até as videochamadas parecem suficientemente adequadas. No entanto, uma visita pessoal prova uma dedicação que não pode ser descrita por uma forma de comunicação digital.

Algo interessante chamou-me a atenção durante a minha primeira visita a uma das fábricas. No departamento de engenharia, tinham copiado em papel todos os meus e-mails, traduzidos e comentados. Tinham criado um mapa de parede, tipo calendário, do nosso projeto. Para eles, não se tratava apenas de mais uma encomenda, mas de uma parceria em que estavam empenhados.

Até as pequenas coisas contam muito. Aprenda um pouco de mandarim; a pronúncia será horrível, mas eles vão divertir-se com a sua tentativa. Escreva-lhes a citar o Ano Novo Chinês, desejando-lhes boa sorte. Publique fotografias quando os seus produtos forem introduzidos com sucesso.

Tomo notas não só dos seus contactos técnicos, mas também de informações pessoais. O Sr. Zhang tem uma filha que entrou recentemente na universidade. A Sra. Liu é uma corredora de longa distância. Estas relações são uma forma de converter as relações transaccionais em verdadeiras parcerias.

As práticas de vida são diferentes no que respeita à oferta de presentes. Quando regressar a casa, traga algo consigo. Não exagere, mas lanches caseiros, produtos de clubes e equipas desportivas e aparelhos electrónicos são boas opções. Ofereça os presentes com as duas mãos e não fique chocado se eles não forem abertos imediatamente. Isso é normal.

Quando a merda bate na ventoinha (vai bater)

Ele ou ela é suscetível de ter problemas. Acontecem falhas de comunicação. Os prazos não são cumpridos. Surgem questões de qualidade. A sua atitude perante estas situações determina o seu sucesso numa perspetiva de longo prazo. Regra número um: escreva tudo.

O e-mail irritante que está prestes a escrever? Ponha-o em rascunhos e leia-o no dia seguinte. A poupança de cara é uma coisa cultural e a comunicação agressiva corta um debate mais depressa do que se pode dizer o termo: moldagem por injeção. Isole as soluções e não as falhas. Em vez de dizer: "Fez o paredes finasPor exemplo, podemos ver que há um ponto fraco nas paredes.

Produtos: O que podemos fazer para os desenvolver?". É uma forma eficaz de modelo de trabalho eficaz e também mantém relações. Em situações que envolvam questões de qualidade, dê um feedback preciso e quantificável. Não vale a pena dizer que os acabamentos na superfície não são bons.

Eles têm de ter algo tangível para retificar, mede 3,2 micrómetros de rugosidade superficial, mas nós temos uma especificação de 1,6 micrómetros ou mais fina.

A linha de fundo

Trabalhar com moldagem por injeção chinesa Os fusos horários podem até fazer com que mude de ideias sobre a sua profissão. As diferenças culturais levam a casos de confusão.

Mas, após anos de relações, descobri algumas coisas: os desafios são geríveis e a recompensa é enorme. Os fabricantes chineses têm muita experiência, produtividade e determinação inigualáveis.

Eles estarão prontos para trabalhar 24 horas por dia para eliminar problemas, para iterar tantas vezes quanto se possa imaginar e entregar a mesma qualidade que os melhores do mundo. O objetivo é esperar, ser claro e construir relações reais.

Passem algum tempo a ler os seus pontos de vista, ponham amortecedores nas vossas agendas, usem tudo o que é digital, mas não percam de vista o facto de que o negócio são as pessoas. O e-mail que vos mencionei no início, às duas da manhã, continha imagens de um produto bem construído que superava as nossas necessidades. O Sr. Li tinha estado lá depois da hora de fecho, mantendo uma vigilância pessoal sobre a primeira corrida, e a sua declaração terminava com "queremos deixá-lo orgulhoso".