Comment travailler avec des équipes chinoises de moulage par injection pour la gestion de projet et la communication

Vous savez quoi ? Collaborer avec les entreprises chinoises de moulage par injection peut s'avérer être une tentative de compléter un puzzle avec des moufles. Je suis passé par là, sirotant un café à 2 heures du matin devant mon ordinateur portable, attendant de voir arriver une communication importante de Shenzhen, effrayé à l'idée que mon dernier courriel ait pu se perdre dans la traduction. Mais voilà : lorsque vous parvenez à déchiffrer le code, les partenariats peuvent être extraordinairement fructueux.

Imaginez avec moi une scène. Nous sommes mardi matin à Chicago, ce qui signifie que nous sommes mardi soir à Guangzhou. M. Li, votre chef de projetLe directeur général de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA), M. Klaus K., vient de vous envoyer 17 photos de prototypes. Les légendes sont pour moitié en chinois et pour l'autre moitié dans un anglais que je qualifierais de technique. Et honnêtement ? C'est normal.

La danse sur la langue (et comment l'apprendre)

Bien que les barrières linguistiques existent toujours, elles ne sont pas infranchissables. La majorité des ingénieurs et des chefs de projet chinois parlent anglais, bien sûr, mais les discussions techniques peuvent vite tourner au vinaigre. J'ai perdu trois jours à me disputer avec quelqu'un sur la "angles de dépouillepour découvrir que nous étions continuellement d'accord.

Voici ce qui fonctionne : Les phrases doivent être courtes. Vraiment courtes. Écrivez vos propres mots. Une meilleure façon de l'exprimer serait de le faire avec vos propres mots : "Nous devons nous assurer que l'épaisseur de la paroi est uniformément répartie sur la pièce afin d'éviter que celle-ci ne se déforme au cours du processus de refroidissement." Cela permet d'éviter le gauchissement. L'épaisseur est comprise entre 2 et 3,5 mm.

Le plus important, ce sont les captures d'écran. Sérieusement, depuis quand est-ce que j'envoie trop d'images annotées plutôt que de véritables courriels ? Gros caractères gras, cercles rouges, flèches, tout y passe. Il en sera de même avec vos homologues chinois, et cette communication visuelle deviendra un langage commun partagé par les deux parties.

Mais la langue n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les différences culturelles ? C'est là que les choses deviennent intéressantes.

Les ponts (et non les barrières) de la culture

Dans la culture d'entreprise chinoise, les relations, ou plutôt le guanxi, sont importants. Ce n'est pas seulement le travail qui doit être fait, mais aussi la confiance qui doit être créée. Ce trio initial de réunions vidéo au cours desquelles vous ne discutez d'aucun sujet lié aux affaires ? Elles comptent encore plus que vous ne l'imaginez.

J'ai appris cette leçon à mes dépens. Au départ, je pouvais me contenter d'évoquer les spécifications techniques lorsque nous rencontrions un nouveau fournisseur pour la première fois, il y a bien longtemps dans ma carrière. Il faisait froid dans le dos. Plus tard, mon collègue que j'avais mis à l'écart m'a expliqué : "Ils te demandaient d'abord qui tu étais : "Ils demandaient d'abord qui vous étiez".

Aujourd'hui ? Pour ouvrir les réunions, je leur présente le temps qu'il fait dans la ville où ils habitent, je leur montre des photos de mes récentes vacances ou je leur fais part des nouveautés concernant les nouveaux smartphones (le langage technique est international, je le jure). Ces conversations de cinq minutes m'ont permis de gagner beaucoup de temps et d'éviter les erreurs de communication à l'avenir.

Il s'agit d'un autre détail culturel : non, oui ne signifie pas toujours oui. Dans certains cas, cela équivaudra à dire "je vois ce que vous voulez dire", plutôt que d'être d'accord ou "oui, nous pouvons le faire". Les mots-clés tels que "c'est difficile" ou "nous ferons de notre mieux" signifient souvent "cela n'arrivera probablement pas". Tout rejet direct est un signe d'impolitesse et vous devez être prêt à lire entre les lignes.

Le tango des fuseaux horaires

Ah, les fuseaux horaires - le diable à gérer. La Chine a un seul fuseau horaire (l'heure de Pékin) qui est en avance de 12 ou 13 heures sur l'heure de l'Est, en fonction de l'heure d'été. Cela peut en fait constituer une bonne situation pour le flux de travail si vous jouez bien vos cartes.

Il s'agit d'un cycle de production de 24 heures. Vous envoyez les spécifications à 17 heures (heure française) ; ils reçoivent le premier coup d'œil lorsque leur journée commence le matin. Ils sont axés sur les solutions ; ils travaillent toute la journée et vous envoient des mises à jour à la fin de leur journée de travail, c'est-à-dire vers 4 heures du matin. Vous éditez et envoyez vos commentaires pendant le café du matin et leur laissez le reste de l'après-midi pour faire des révisions.

Mais en réalité, il y a des moments où la communication en temps réel est nécessaire. Lorsque des éléments importants du projet sont en jeu, c'est ainsi qu'une personne se lève tard ou se réveille tôt. J'ai découvert que ce mélange de désagréments crée de la bonne volonté. Non seulement vous discutez avec un collègue des appels à 21 heures, mais la semaine suivante, il assiste à votre réunion de 8 heures.

Conseil de pro: Utilisez des outils de planification qui affichent les deux fuseaux horaires. Il n'y a rien de tel pour briser l'élan que de rater une réunion à cause d'un mauvais calcul du décalage horaire. Et ne manquez jamais, jamais, de vérifier : Il s'agit bien de 9 heures du matin à Pékin et de 20 heures à Chicago ?

Six protocoles de communication réels

Le courrier électronique est mort. Enfin, pas mort du tout, évidemment, mais ce n'est pas quelque chose que vous êtes prêt à utiliser lorsqu'il s'agit de collaborer avec des équipes chinoises. Dans certaines entreprises, c'est WeChat qui domine la communication ; dans d'autres, c'est WhatsApp qui suit de près. Et, bien sûr, vous pouvez télécharger WeChat dès maintenant, au cas où vous ne le feriez pas. Eh bien, pour être sérieux, je vais attendre.

La beauté de WeChat ? Il est rapide, prend en charge les messages vocaux (la meilleure aide qui soit lorsqu'il s'agit d'expliquer quelque chose de compliqué) et transfère des fichiers comme personne ne l'a jamais fait auparavant. Et maintenant, grâce aux accusés de réception, vous pouvez avoir l'esprit tranquille en sachant que ce que vous avez envoyé a bien été reçu.

Cependant, c'est là que de nombreux acheteurs se trompent : ils utilisent WeChat comme s'il s'agissait d'un courrier électronique. N'écrivez pas de romans. Structurez vos messages :

• Un message concernant le problème
• Un à propos de la solution proposée
• Un dans le délai
• Celle qui nécessite une confirmation

Ils pourront ainsi aborder chaque point de manière indépendante et rien ne se perdra dans un amas de mots.

Vous aurez toujours besoin du courrier électronique pour la documentation formelle. Toutefois, même dans ce cas, faites-le de manière structurée. Voici une formule qui a bien fonctionné pour moi :

• Le sujet: [Nom du projet] - [Question spécifique] - [Action requise]
• Statut actuel: Brève description
• Question/problème: Points à puces
• Action requise: Des étapes simples
• Date limite: Date et heure exacte (y compris le fuseau horaire)
• Pièces jointes: Énumération des contenus

Ce type de format ne présente pas de barrière linguistique puisqu'il est prédictif et scannable.

Attentes en matière de calendrier (bouclez votre ceinture)

Nouvel an chinois. Semaine d'or. Festival de la mi-automne. Il ne s'agit pas de simples vacances, mais d'arrêts complets de la production. Les usines sont vidées et aucun mouvement n'est perceptible, même après plusieurs jours ou semaines. Inscrivez ces dates au début de chaque année dans votre calendrier et faites des projets.

Toutefois, le délai prévu peut varier même pendant les heures de travail normales. Les vendeurs chinois font également preuve d'optimisme. S'ils vous disent deux semaines, pensez à trois. S'ils vous disent que l'échantillon sera prêt demain, comptez sur trois jours. Il ne s'agit pas d'une malhonnêteté, mais d'un optimisme culturel associé à un désir de satisfaction.

J'ai appris à prévoir des marges dans chaque calendrier. Lorsque je sais que j'ai besoin de pièces pour le 1er juin, je les informe le 15 mai. Cette marge permettra d'absorber les inévitables contretemps et ne devrait pas faire dérailler votre projet. Et que se passe-t-il lorsque les choses arrivent à l'avance ? Vous apparaissez comme un héros au sein de votre équipe.

Les points de contrôle de la qualité sont essentiels. Il ne faut pas découvrir les problèmes une fois que toute la production a été exécutée. Demandez des photos à chaque point :

• Une fois le moule créé
• Premières prises de vue
• Une fois les changements intervenus
• Échantillons de pré-production
• Échantillons aléatoires en cours de production

Oui, cela s'apparente à de la microgestion. Cependant, la détection précoce d'un problème permet d'économiser plusieurs semaines d'allers-retours dans le futur.

Combler les lacunes grâce aux outils numériques

Outre WeChat, il existe des plateformes qui facilitent la collaboration. Alibaba DingTalk devient un outil de gestion de projet à la mode. C'est un peu comme si Slack et Microsoft Project s'accouplaient et donnaient naissance à une progéniture mieux adaptée au travail lié à la fabrication.

Pour partager des fichiers, oubliez Dropbox ou Google Drive ; ils ne sont pas toujours disponibles ou sont terriblement lents en Chine. Utilisez plutôt :

• Fichiers volumineux: WeTransfer
• Dossiers de projets partagés: Seafolders
• Stockage en nuage: Aliyun (Alibaba Cloud) si votre fournisseur y est déployé

Une attention particulière est accordée au partage des fichiers 3D. Les fichiers STEP sont universels, mais il ne manque jamais de captures d'écran sous plusieurs angles. Il est arrivé qu'un de mes fournisseurs mette en miroir une pièce dont l'orientation n'était pas évidente sur la base du fichier. Une leçon qui a coûté cher.

Le programme de vidéoconférence par défaut est WeChat ou DingTalk, mais certaines grandes entreprises utilisent Zoom (lorsqu'il fonctionne bien). Il est important de toujours disposer d'une plateforme de secours. Il n'y a rien de plus perturbant que de prendre 20 minutes pour réparer des problèmes de connexion.

Pour suivre le projet, le moins est le mieux. Les diagrammes de Gantt et les logiciels de gestion de projet, qui sont compliqués en soi, ont tendance à créer beaucoup de confusion au lieu d'apporter de la clarté. Une feuille Excel collaborative avec un plan solide et des jalons mis à jour chaque semaine vaut mieux que n'importe quelle plateforme sophistiquée que j'ai jamais eue. Le code couleur existe partout : le vert est en bonne voie, le jaune a besoin d'attention, le rouge est à la traîne.

Établir des relations durables

C'est une chose que personne ne peut vous dire : une visite à vos fournisseurs changera tout. Je comprends ; les budgets sont réduits au profit des voyages, et même les appels vidéo semblent suffisants. Cependant, une visite personnelle prouve un dévouement qui ne peut être décrit par une forme de communication numérique.

Quelque chose d'intéressant a attiré mon attention lors de ma première visite dans l'une des usines. Dans le département d'ingénierie, ils avaient copié sur papier tous mes courriels, les avaient traduits et commentés. Ils avaient créé une carte murale de notre projet sous forme de calendrier. Pour eux, il ne s'agissait pas simplement d'une autre commande, mais d'un partenariat dans lequel ils s'engageaient.

Même les petites choses comptent beaucoup. Apprenez un peu de mandarin ; la prononciation sera horrible, mais votre tentative les amusera. Écrivez-leur en citant le Nouvel An chinois et en leur souhaitant bonne chance. Affichez des photos lorsque leurs produits sont introduits avec succès.

Je prends des notes non seulement sur leurs contacts techniques, mais aussi sur des informations personnelles. M. Zhang a une fille qui vient d'entrer à l'université. Mme Liu est une coureuse de fond. De telles relations permettent de transformer des relations transactionnelles en véritables partenariats.

Les pratiques de vie sont différentes lorsqu'il s'agit d'offrir des cadeaux. Lorsque vous rentrez chez vous, rapportez quelque chose. Restez léger, mais les en-cas maison, les produits du club sportif et de l'équipe, et les appareils électroniques sont de bonnes options. Présentez les cadeaux à deux mains et ne soyez pas choqué s'ils ne sont pas ouverts immédiatement. C'est normal.

Quand la merde frappe le ventilateur (elle le fera)

Il ou elle ne manquera pas d'avoir des problèmes. Des erreurs de communication se produisent. Les délais ne sont pas respectés. Des problèmes de qualité se posent. Votre attitude face à ces situations prédétermine votre succès à long terme. Première règle : écrire.

L'e-mail ennuyeux que vous êtes sur le point d'écrire ? Mettez-le dans les brouillons et lisez-le le lendemain. L'économie de visage est une chose culturelle et une communication agressive coupe court à un débat plus vite que vous ne pouvez dire le terme : moulage par injection. Isolez les solutions et non les défauts. Au lieu de dire, vous avez fait le murs mincesNous pouvons voir qu'il y a une faiblesse sur les murs.

Produits : Que pouvons-nous faire pour les développer ? Il s'agit d'un un modèle de travail efficace et entretient les relations. Dans les situations où la qualité est en jeu, fournissez un retour d'information précis et quantifiable. Il ne sert à rien de dire que les finitions de la surface ne sont pas bonnes.

Ils doivent avoir quelque chose de tangible à rectifier, il mesure 3,2 micromètres de rugosité de surface, mais nous avons une spécification de 1,6 micromètre ou plus fin.

Le bilan

Travailler avec le moulage par injection chinois Il y aura des jours où vous aurez l'impression de parler une autre langue (c'est le cas).Les fuseaux horaires peuvent même vous faire changer d'avis sur votre profession.Les différences culturelles conduiront à des cas de confusion.

Mais après des années de relations, j'ai découvert deux choses : les défis sont gérables et la récompense est énorme. Les fabricants chinois ont beaucoup d'expérience, une productivité et une détermination inégalées.

Ils seront prêts à travailler 24 heures sur 24 pour éliminer les problèmes, pour itérer autant de fois que vous pouvez l'imaginer et pour fournir la même qualité que les meilleurs au monde.L'essentiel est d'attendre, d'être clair et de construire de vraies relations.Faites des fournisseurs vos partenaires, plutôt que des vendeurs.

Passez un peu de temps à lire leurs points de vue.Mettez des tampons dans vos emplois du temps.Utilisez tout ce qui est numérique, mais ne perdez pas de vue le fait que les affaires, ce sont les gens.Le courriel dont je vous ai parlé au début, à 2 heures du matin?contenait des images d'un produit bien construit qui dépassait nos besoins. M. Li était resté après l'heure de fermeture pour surveiller personnellement le premier passage. Et sa déclaration se terminait par : "Nous voulons que vous soyez fiers".