Projektmanagement und Kommunikation in der Zusammenarbeit mit chinesischen Spritzgussteams

Raten Sie mal! Die Zusammenarbeit mit chinesischen Spritzgussunternehmen kann sich als der Versuch erweisen, ein Puzzle mit Handschuhen zu lösen. Ich habe das auch schon erlebt: Ich schlürfe nachts um 2 Uhr einen Kaffee vor meinem Laptop, warte auf eine wichtige Mitteilung aus Shenzhen und habe Angst, dass meine letzte E-Mail in der Übersetzung verloren gegangen sein könnte. Aber so ist es nun einmal: Wenn man es schafft, den Code zu knacken, können die Partnerschaften außerordentlich fruchtbar sein.

Stellen Sie sich mit mir eine Szene vor. Es ist Dienstagmorgen in Chicago, und das bedeutet, dass es Dienstagabend in Guangzhou ist. Herr Li, Ihr Projektleiterhat Ihnen gerade siebzehn Prototyp-Fotos geschickt. Die Bildunterschriften sind zur Hälfte auf Chinesisch und zur anderen Hälfte in einem, wie ich sagen würde, technischen Englisch. Und ganz ehrlich? Das ist ganz normal.

Der Tanz der Sprache (und wie man ihn lernt)

Sprachbarrieren gibt es zwar immer, aber sie sind nicht unüberwindbar. Die meisten chinesischen Ingenieure und Projektleiter können natürlich Englisch sprechen, aber technische Diskussionen können in kürzester Zeit hässlich werden. Ich habe drei Tage damit verbracht, mich mit jemandem über das Thema "Entformungsschrägennur um festzustellen, dass wir uns ständig einig waren.

Das funktioniert so: Die Sätze sollten kurz sein. Wirklich kurz. Schreiben Sie Ihre eigenen Worte. Besser wäre es, wenn Sie es mit Ihren eigenen Worten so formulieren würden: "Wir sollten sicherstellen, dass die Wandstärke gleichmäßig über das Teil verteilt ist, damit sich das Teil während des Abkühlens nicht verziehen kann." Dadurch wird die Verformung vermieden. Die Dicke liegt zwischen 2 mm und 3,5 mm.

Das Wichtigste sind Bildschirmfotos. Mal im Ernst: Seit wann versende ich mehr kommentierte Bilder als echte E-Mails? Große fette Schrift, rote Kreise und Pfeile - was immer Sie wollen. Das Gleiche gilt für Ihre chinesischen Gesprächspartner, und diese visuelle Kommunikation wird zu einer gemeinsamen Sprache, die beide Seiten nutzen.

Doch die Sprache ist nur die Spitze des Eisbergs. Kulturelle Unterschiede? Genau da wird es interessant.

Die Brücken (und nicht die Schranken) der Kultur

In der chinesischen Geschäftskultur sind Beziehungen wichtig, oder besser gesagt, guanxi. Es ist nicht nur die Arbeit, die erledigt werden muss, sondern es muss auch Vertrauen geschaffen werden. Diese ersten drei Videokonferenzen, bei denen Sie nichts Geschäftliches besprechen? Sie zählen noch mehr, als Sie sich vorstellen können.

Diese Lektion habe ich auf die harte Tour gelernt. Als wir vor langer Zeit zum ersten Mal in meiner Laufbahn mit einem neuen Lieferanten zusammentrafen, konnte ich mich zunächst nur auf die technischen Spezifikationen konzentrieren. Es wurde kühl im Raum. Später erklärte mir mein Kollege, den ich zur Seite zog: "Sie haben zuerst gefragt, wer du bist."

Und jetzt? Zur Eröffnung der Sitzungen stelle ich das Wetter in der Stadt, in der sie leben, vor, zeige ihnen Bilder aus meinem letzten Urlaub oder erzähle ihnen von neuen Smartphones (Technik ist international, ich schwöre). Diese fünfminütigen Gespräche haben mir in der Zukunft so viel Zeit für Fehlkommunikation erspart.

Ein weiterer kultureller Leckerbissen: Nein, ja bedeutet nicht immer ja. In manchen Fällen ist es gleichbedeutend mit "Ich verstehe, was Sie sagen", im Gegensatz zu "Ja, das können wir tun". Schlagworte wie "es ist schwierig" oder "wir werden unser Bestes tun" bedeuten oft "das wird wahrscheinlich nicht passieren". Jede direkte Ablehnung ist ein Zeichen von Unhöflichkeit, und Sie müssen bereit sein, zwischen den Zeilen zu lesen.

Der Tango der Zeitzonen

Ah, die Zeitzonen - der Teufel, mit dem man umgehen muss. China hat eine einzige Zeitzone (die Pekinger Zeit), die je nach Sommerzeit entweder 12 oder 13 Stunden vor der Ostzeit liegt. Wenn man seine Karten richtig ausspielt, kann sich daraus eine gute Workflow-Situation ergeben.

Betrachten Sie es als einen 24-Stunden-Produktionszyklus. Sie senden die Spezifikationen um 17 Uhr Ihrer Zeit; der Kunde erhält den ersten Blick, wenn sein Tag am Morgen beginnt. Sie sind lösungsorientiert; sie arbeiten den ganzen Tag und senden Ihnen am Ende ihres Arbeitstages, also um 4 Uhr morgens Ihrer Zeit, Updates. Sie bearbeiten und senden Ihre Kommentare während des Morgenkaffees und überlassen ihnen den Rest des Nachmittags, um die Änderungen vorzunehmen.

In der Realität gibt es jedoch Zeiten, in denen eine Kommunikation in Echtzeit erforderlich ist. Wenn es um wichtige Teile des Projekts geht, bleibt man eben lange auf oder wacht früh auf. Ich habe festgestellt, dass diese Mischung aus Unannehmlichkeiten Wohlwollen schafft. Nicht nur, dass Sie mit einem Kollegen die Anrufe um 21 Uhr besprechen, sondern er nimmt in der folgenden Woche auch an Ihrer Sitzung um 8 Uhr morgens teil.

Profi-Tipp: Verwenden Sie Terminplanungswerkzeuge, die beide Zeitzonen anzeigen. Nichts ist so schwunglos wie eine verpasste Besprechung aufgrund einer falschen Berechnung der Zeitverschiebung. Und versäumen Sie niemals, dies zu überprüfen: Es ist doch 9 Uhr morgens in Peking und 20 Uhr abends in Chicago, oder?

Sechs aktuelle Kommunikationsprotokolle

E-Mail ist tot. Nun, natürlich nicht tot, aber es ist nichts, was Sie für die Zusammenarbeit mit chinesischen Teams verwenden wollen. In einigen Unternehmen dominiert WeChat die Kommunikation, in anderen ist WhatsApp dicht auf den Fersen. Und natürlich können Sie WeChat jetzt herunterladen, falls Sie das nicht tun. Nun, im Ernst, ich werde warten.

Das Schöne an WeChat? Es ist schnell, unterstützt Sprachnachrichten (die beste Hilfe überhaupt, wenn es darum geht, etwas Kompliziertes zu erklären) und verschiebt Dateien, wie es noch nie jemand zuvor getan hat. Und mit den Lesebestätigungen können Sie jetzt sicher sein, dass das, was Sie gesendet haben, auch wirklich angekommen ist.

Doch genau hier machen viele Käufer einen Fehler: Sie nutzen WeChat, als wäre es eine E-Mail. Schreiben Sie keine Romane. Strukturieren Sie Ihre Nachrichten:

• Eine Nachricht zu diesem Problem
• Eine über die vorgeschlagene Lösung
• Eine zum Stichtag
• Eine, die eine Bestätigung erfordert

Auf diese Weise können sie jeden Punkt unabhängig voneinander ansprechen, so dass nichts in einem Haufen von Worten verloren geht.

Für die formale Dokumentation benötigen Sie immer noch eine E-Mail. Aber auch in diesem Fall sollten Sie strukturiert vorgehen. Hier ist eine Formel, die sich für mich bewährt hat:

• Das Thema: [Projektname] - [Spezifisches Problem] - [Handlungsbedarf]
• Aktueller Stand: Kurze Beschreibung
• Frage/Problem: Aufzählungspunkte
• Erforderliche Maßnahmen: Unkomplizierte Schritte
• Deadline: Datum und genaue Uhrzeit (einschließlich Zeitzone)
• Anhänge: Aufzählung der Inhalte

Bei dieser Art von Format gibt es keine Sprachbarriere, da es vorhersehbar und scanbar ist.

Erwartungen an den Zeitplan (Anschnallen)

Chinesisches Neujahr. Goldene Woche. Mittherbstfest. Dabei handelt es sich nicht nur um Feiertage, sondern um vollständige Produktionsstillstände. Die Fabriken werden geräumt, und selbst nach Tagen oder Wochen ist keine Bewegung zu sehen. Tragen Sie diese Daten zu Beginn eines jeden Jahres in Ihren Kalender ein und machen Sie Pläne.

Allerdings kann die erwartete Zeit auch während der normalen Arbeitszeiten variieren. Chinesische Verkäufer sind auch sehr optimistisch. Wenn sie von zwei Wochen sprechen, rechnen Sie mit drei. Wenn man Ihnen sagt, das Muster sei morgen fertig, rechnen Sie mit drei Tagen. Das ist nicht unehrlich, sondern ein kultureller Optimismus in Verbindung mit dem Wunsch, die Erwartungen zu erfüllen.

Ich habe gelernt, in jedem Zeitplan einen gewissen Spielraum einzuräumen. Wenn ich weiß, dass ich am 1. Juni Teile benötige, informiere ich sie am 15. Mai. Dieses Polster fängt unvermeidliche Schwierigkeiten auf und sollte Ihr Projekt nicht aus der Bahn werfen. Und was passiert, wenn die Dinge früher als geplant eintreffen? Sie erscheinen als Held in Ihrem Team.

Kontrollpunkte der Qualitätskontrolle sind unerlässlich. Finden Sie die Probleme nicht erst dann heraus, wenn die gesamte Produktion bereits abgeschlossen ist. Fordern Sie an jedem Punkt Fotos an:

• Sobald die Form erstellt ist
• Erste Aufnahmen
• Sobald Änderungen auftreten
• Vorproduktionsmuster
• Zufallsstichproben während der Produktion

Ja, es ist wie Mikromanagement. Aber wenn man etwas frühzeitig erkennt, erspart man sich mehrere Wochen Hin und Her in der Zukunft.

Überbrückung von Lücken mit digitalen Tools

Neben WeChat gibt es weitere Plattformen, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. Alibaba DingTalk wird als Mittel des Projektmanagements immer beliebter. Es ist so etwas wie die Paarung von Slack und Microsoft Project, die einen Nachwuchs hervorbringt, der besser für die Arbeit in der Produktion geeignet ist.

Vergessen Sie Dropbox oder Google Drive, um Dateien freizugeben; sie sind in China nicht immer verfügbar oder einfach quälend langsam. Verwenden Sie stattdessen:

• Große Dateien: WeTransfer
• Gemeinsame Projektordner: Seafolders
• Cloud-Speicher: Aliyun (Alibaba Cloud), wenn Ihr Anbieter darauf zugreift

Besondere Aufmerksamkeit wird der gemeinsamen Nutzung von 3D-Dateien gewidmet. STEP-Dateien sind universell, aber es gibt auch immer wieder Screenshots mit mehreren Blickwinkeln. Einer meiner Lieferanten musste ein Teil spiegeln, da die Ausrichtung anhand der Datei nicht offensichtlich war. Das war eine teure Lektion.

Das Standardprogramm für Videokonferenzen ist WeChat oder DingTalk, aber einige größere Unternehmen verwenden Zoom (wenn es gut funktioniert). Es ist wichtig, immer eine Standby-Plattform zu haben. Nichts ist störender, als 20 Minuten für die Behebung von Verbindungsproblemen zu benötigen.

Um das Projekt zu verfolgen, ist weniger mehr. Gantt-Diagramme und Projektmanagement-Software, die an sich schon kompliziert sind, stiften eher Verwirrung, als dass sie Klarheit schaffen. Eine gemeinsame Excel-Tabelle mit einem soliden Plan und wöchentlich aktualisierten Meilensteinen ist besser als jede noch so protzige Plattform, die ich je hatte. Überall gibt es eine Farbcodierung: Grün ist auf dem richtigen Weg, Gelb muss beachtet werden, Rot bedeutet Rückstand.

Dauerhafte Beziehungen aufbauen

Das ist etwas, was Ihnen niemand sagen kann: Ein Besuch bei Ihren Lieferanten wird alles anders machen. Ich verstehe, dass die Budgets für Reisen schrumpfen, und selbst Videoanrufe scheinen ausreichend zu sein. Aber ein persönliches Erscheinen beweist eine Hingabe, die durch eine digitale Form der Kommunikation nicht beschrieben werden kann.

Bei meinem ersten Rundgang in einer der Fabriken fiel mir etwas Interessantes auf. In der technischen Abteilung hatte man alle meine E-Mails kopiert, übersetzt und kommentiert. Sie hatten eine kalenderähnliche Wandkarte unseres Projekts erstellt. Für sie war dies nicht nur ein weiterer Auftrag, sondern eine Partnerschaft, der sie sich verpflichtet fühlten.

Auch kleine Dinge zählen viel. Lernen Sie etwas Mandarin; es wird zwar schrecklich ausgesprochen, aber sie werden sich über Ihren Versuch amüsieren. Schreiben Sie ihnen zum chinesischen Neujahrsfest und wünschen Sie ihnen viel Glück. Posten Sie Bilder, wenn ihre Produkte erfolgreich eingeführt werden.

Ich mache mir nicht nur Notizen zu ihren technischen Kontakten, sondern auch zu persönlichen Informationen. Herr Zhang hat eine Tochter, die vor kurzem ihr Studium begonnen hat. Frau Liu ist eine Langstreckenläuferin. Solche Beziehungen sind eine Möglichkeit, transaktionale Beziehungen in echte Partnerschaften umzuwandeln.

Das Leben ist anders, wenn es ums Schenken geht. Wenn Sie nach Hause zurückkehren, bringen Sie etwas mit. Halten Sie es leicht, aber Snacks für zu Hause, Produkte von Sportvereinen und -mannschaften sowie elektronische Geräte sind eine gute Wahl. Überreichen Sie Geschenke mit zwei Händen und seien Sie nicht schockiert, wenn sie nicht sofort geöffnet werden. Das ist ganz normal.

Wenn die Kacke am Dampfen ist (wird sie sein)

Er oder sie wird zwangsläufig Probleme haben. Es kommt zu Missverständnissen. Fristen werden überschritten. Qualitätsprobleme tauchen auf. Ihre Einstellung zu solchen Situationen entscheidet über Ihren langfristigen Erfolg. Regel eins: Schreiben Sie es auf.

Die lästige E-Mail, die Sie gerade schreiben wollen? Legen Sie sie zu den Entwürfen und lesen Sie sie am nächsten Tag. Gesichtswahrung ist eine kulturelle Angelegenheit, und aggressive Kommunikation beendet eine Debatte schneller, als Sie den Begriff "Spritzguss" sagen können. Suchen Sie nach Lösungen, nicht nach Fehlern. Anstatt zu sagen, Sie haben die Wände dünnWir können sehen, dass es eine Schwachstelle in den Wänden gibt.

Produkte: Was können wir tun, um sie zu entwickeln?" Es ist eine effiziente Arbeitsmodell, das wirksam ist und pflegt auch die Beziehungen. In Situationen, in denen es um Qualität geht, sollten Sie ein präzises und quantifizierbares Feedback geben. Es nützt nichts zu sagen, dass die Oberflächenbeschaffenheit nicht gut ist.

Sie müssen etwas Handfestes haben, um es zu korrigieren. Die Oberflächenrauheit beträgt 3,2 Mikrometer, aber wir haben eine Spezifikation von 1,6 Mikrometern oder feiner.

Die Quintessenz

Arbeiten mit chinesischer Spritzgießtechnik Es wird Tage geben, an denen Sie das Gefühl haben, eine andere Sprache zu sprechen (und das tun Sie auch), und die Zeitzonen können sogar dazu führen, dass Sie Ihre Meinung über Ihren Beruf ändern, und die kulturellen Unterschiede werden zu Verwirrung führen.

Aber nach Jahren dieser Beziehungen habe ich ein paar Dinge entdeckt: Die Herausforderungen sind überschaubar und die Belohnung ist riesig: Chinesische Hersteller haben eine Menge Erfahrung, Produktivität und Entschlossenheit, die ihresgleichen sucht.

Sie sind bereit, 24 Stunden am Tag zu arbeiten, um Probleme zu beseitigen, so oft wie möglich zu iterieren und die gleiche Qualität wie die besten der Welt zu liefern.

Nutzen Sie alles, was digital ist, aber verlieren Sie nicht die Tatsache aus den Augen, dass das Geschäft mit Menschen zu tun hat.Die E-Mail, die ich zu Beginn erwähnte, um 2 Uhr morgens... Sie enthielt Bilder eines gut konstruierten Produkts, das unsere Anforderungen übertraf. Herr Li war nach Geschäftsschluss vor Ort, um den ersten Durchlauf persönlich zu überwachen, und sein Statement endete mit: "Wir wollen Sie stolz machen.