Come lavorare con i team cinesi di stampaggio a iniezione per la gestione del progetto e la comunicazione

Indovinate un po'? Collaborare nell'ambito delle aziende cinesi di stampaggio a iniezione può rivelarsi come tentare di completare un puzzle con i guanti. Mi è capitato di sorseggiare un caffè alle 2 di notte davanti al mio portatile, aspettando che arrivasse qualche comunicazione importante da Shenzhen, con la paura che la mia ultima e-mail si fosse persa nella traduzione. Tuttavia, questo è il punto: quando si riesce a decifrare il codice, le collaborazioni possono essere straordinariamente fruttuose.

Immaginate con me una scena. È martedì mattina a Chicago e questo significa che è martedì sera a Guangzhou. Mr. Li, il suo responsabile di progettoha appena inviato diciassette foto di prototipi. Le didascalie sono per metà in cinese e per l'altra metà in un inglese che potrei definire tecnico. E onestamente? È normale che sia così.

La danza sulla lingua (e come impararla)

Anche se le barriere linguistiche esistono sempre, non si tratta di una barriera che non può essere superata. La maggior parte degli ingegneri e dei project manager cinesi sa parlare inglese, naturalmente, ma le discussioni tecniche possono diventare spiacevoli in un attimo. Ho perso tre giorni a discutere con qualcuno sulla "angoli di sformoper poi scoprire che eravamo continuamente d'accordo.

Ecco cosa funziona: Le frasi devono essere brevi. Molto brevi. Scrivete con parole vostre. Un modo migliore per dirlo sarebbe con parole proprie, in questo modo: "Dobbiamo assicurarci che lo spessore della parete sia uniformemente distribuito sul pezzo, in modo da evitare che il pezzo si deformi durante il processo di raffreddamento". In questo modo si evita la deformazione. Lo spessore è compreso tra 2 e 3,5 mm.

La cosa più importante sono gli screenshot. Seriamente, da quando in qua sto inviando troppo immagini annotate rispetto alle e-mail vere e proprie? Caratteri grandi e in grassetto, cerchi rossi e frecce... scegliete voi. Sarà lo stesso con le vostre controparti cinesi e la comunicazione visiva diventerà un linguaggio comune condiviso da entrambe le parti.

Ma la lingua è solo la punta dell'iceberg. Le differenze culturali? È qui che il discorso si fa interessante.

I ponti (non le barriere) della cultura

Nella cultura imprenditoriale cinese, le relazioni sono importanti, o meglio, il guanxi. Non è solo il lavoro che deve essere svolto, ma anche la fiducia che si deve creare. Quel trio iniziale di videoritrovi in cui non si discute nulla di affari? Contano ancora di più di quanto si possa immaginare.

Ho ricevuto questa lezione nel modo più duro. All'inizio, quando incontravamo un nuovo fornitore per la prima volta nel corso della mia carriera, potevo limitarmi a parlare delle specifiche tecniche. La stanza si è raffreddata. Più tardi, il mio collega che avevo preso da parte mi spiegò: "Prima mi chiedevano chi fossi".

Ora? Per aprire le riunioni, presento il meteo della città in cui vivono, mostro loro le foto delle mie recenti vacanze o condivido le notizie sui nuovi smartphone (il tech speaking è internazionale, lo giuro). Queste chiacchierate di cinque minuti mi hanno fatto risparmiare molto tempo di comunicazione errata in futuro.

È un'altra chicca culturale: no, sì non significa sempre sì. In alcuni casi, equivale a dire "capisco quello che dici", invece di essere d'accordo o "sì, possiamo farlo". Parole chiave come "è difficile" o "faremo del nostro meglio" spesso significano "probabilmente non si farà". Qualsiasi rifiuto diretto è un segno di maleducazione e dovete essere pronti a leggere tra le righe.

Il tango del fuso orario

Ah, i fusi orari: un diavolo da affrontare. La Cina ha un unico fuso orario (quello di Pechino) che è 12 o 13 ore avanti rispetto all'ora orientale, a seconda dell'ora legale. Questo può rappresentare una buona situazione per il flusso di lavoro, se si giocano bene le proprie carte.

Considerate un ciclo di produzione di 24 ore. Voi inviate le specifiche alle 17:00 del vostro orario; loro ricevono la prima occhiata quando la loro giornata inizia al mattino. Loro sono orientati alle soluzioni; lavorano tutto il giorno e vi inviano gli aggiornamenti alla fine della loro giornata lavorativa, cioè alle 4 del mattino. Voi modificate e inviate i vostri commenti durante il caffè del mattino e lasciate loro il resto del pomeriggio per effettuare le revisioni.

Ma, in realtà, ci sono momenti in cui è necessaria una comunicazione in tempo reale. Quando si tratta di parti importanti del progetto, è così che una persona si alza tardi o si sveglia presto. Ho scoperto che questo mix di disagi crea buona volontà. Non solo si discute con un collega delle chiamate alle 21, ma la settimana successiva si partecipa alla riunione delle 8 del mattino.

Suggerimento professionale: Utilizzate strumenti di pianificazione che mostrino entrambi i fusi orari. Non c'è niente che faccia perdere lo slancio come perdere una riunione a causa di un calcolo errato delle differenze orarie. E non mancate mai di controllare: Dalle 9.00 di Pechino alle 20.00 di Chicago, giusto?

Sei protocolli di comunicazione effettivi

L'e-mail è morta. Beh, non è affatto morta, ovviamente, ma non è qualcosa che si è disposti a usare quando si tratta di collaborare con i team cinesi. Alcune aziende hanno WeChat che domina le comunicazioni; altre hanno WhatsApp che le segue a ruota. E, naturalmente, potete scaricare WeChat adesso, nel caso non lo facciate. Bene, sul serio, aspetterò.

Il bello di WeChat? È veloce, supporta i messaggi vocali (il miglior aiuto quando si tratta di spiegare qualcosa di complicato) e sposta i file come nessuno ha mai fatto prima. E ora, grazie alle ricevute di lettura, potete stare tranquilli che ciò che avete inviato sia stato davvero ricevuto.

Tuttavia, è qui che molti acquirenti sbagliano: usano WeChat come se fosse un'e-mail. Non scrivete romanzi. Strutturate i vostri messaggi:

• Un messaggio relativo al problema
• Uno sulla soluzione proposta
• Uno alla scadenza
• Uno che richiede una conferma

In questo modo, potranno affrontare ogni punto in modo indipendente e nulla rimarrà perso in un mucchio di parole.

Per la documentazione formale sarà comunque necessaria la posta elettronica. Tuttavia, anche in questo caso, fatelo in modo strutturato. Ecco una formula che ha funzionato bene per me:

• L'argomento: [Nome del progetto] - [Problema specifico] - [Azione richiesta]
• Stato attuale: Breve descrizione
• Domanda/Problema: Punti elenco
• Azione richiesta: Passi semplici
• Scadenza: Data e ora esatta (compreso il fuso orario)
• Allegati: Enumerazione dei contenuti

Questo tipo di formato non presenta barriere linguistiche, essendo predittivo e scansionabile.

Aspettative della linea temporale (Allacciate le cinture)

Capodanno cinese. Settimana d'oro. Festa di metà autunno. Non si tratta di semplici vacanze, ma di un blocco totale della produzione. Le fabbriche vengono svuotate e non si vedono movimenti nemmeno dopo giorni o settimane. Inserite queste date all'inizio di ogni anno nel vostro calendario e fate dei piani.

Tuttavia, il tempo previsto può variare anche durante il normale orario di lavoro. Anche i venditori cinesi caricano di ottimismo. Quando dicono due settimane, pensate a tre. Quando vi dicono che il campione è pronto domani, contate su tre giorni. Non si tratta di disonestà, ma di un ottimismo culturale unito al desiderio di soddisfare.

Ho imparato a sviluppare dei margini in ogni programma. Quando so che ho bisogno di pezzi il 1° giugno, li comunico il 15 maggio. Questo margine assorbirà gli intoppi inevitabili e non lascerà il progetto fuori strada. E cosa succede quando le cose arrivano in anticipo? Appari come un eroe tra i tuoi collaboratori.

I punti di controllo della qualità sono fondamentali. Non scoprite i problemi una volta che l'intera produzione è stata eseguita. Chiedete delle foto ad ogni punto:

• Una volta creato lo stampo
• Primi scatti
• Una volta che si verificano le modifiche
• Campioni di pre-produzione
• Campioni casuali durante la produzione

Sì, è un po' come fare il micromanager. Tuttavia, se si individua qualcosa per tempo, si risparmiano diverse settimane di tira e molla in futuro.

Colmare le lacune con gli strumenti digitali

Oltre a WeChat, esistono piattaforme che facilitano la collaborazione. Alibaba DingTalk sta diventando di moda come strumento di gestione dei progetti. È come se Slack e Microsoft Project si accoppiassero e dessero vita a una prole più adatta al lavoro di produzione.

Per condividere i file, dimenticate Dropbox o Google Drive: non sono sempre disponibili o sono dolorosamente lenti in Cina. Utilizzate invece:

• File di grandi dimensioni: WeTransfer
• Cartelle di progetto condivise: Portatori di mare
• Archiviazione in cloud: Aliyun (Alibaba Cloud) se il vostro fornitore è installato su di esso.

Particolare attenzione è rivolta alla condivisione di file 3D. I file STEP sono universali, ma non mancano mai le schermate con angolazioni multiple. A uno dei miei fornitori è capitato di specchiare un pezzo perché l'orientamento non era evidente sulla base del file. Una lezione costosa.

Il programma di videoconferenza predefinito è WeChat o DingTalk, ma alcune grandi aziende utilizzano Zoom (quando funziona bene). È importante avere sempre una piattaforma di standby. Non c'è niente di più dannoso che impiegare 20 minuti per riparare i problemi di connessione.

Per tracciare il progetto, meno è meglio. I diagrammi di Gantt e i software di gestione dei progetti, di per sé complicati, tendono a creare molta confusione invece di fornire chiarezza. Un foglio Excel collaborativo con un piano solido e tappe fondamentali aggiornate ogni settimana batte qualsiasi piattaforma di lusso che io abbia mai avuto. La codifica dei colori esiste ovunque: il verde è sulla buona strada, il giallo ha bisogno di attenzione, il rosso è in ritardo.

Creare relazioni durature

Questa è una cosa che nessuno può dirvi: una visita ai vostri fornitori renderà tutto diverso. Lo capisco, i budget si riducono per i viaggi e anche le videochiamate sembrano abbastanza adeguate. Tuttavia, una visita di persona dimostra una dedizione che non può essere descritta da una forma di comunicazione digitale.

Una cosa interessante ha attirato la mia attenzione durante il mio primo giro in una delle fabbriche. Nel reparto di ingegneria, avevano copiato tutte le mie e-mail, tradotte e commentate. Avevano creato una mappa a parete del nostro progetto, simile a un calendario. Per loro non si trattava semplicemente di un altro ordine, ma di una collaborazione che si impegnavano a portare avanti.

Anche le piccole cose contano molto. Imparate un po' di mandarino; la pronuncia sarà orribile, ma il vostro tentativo li entusiasmerà. Scrivete loro, citando il Capodanno cinese, augurando loro buona fortuna. Pubblicate foto quando i loro prodotti vengono introdotti con successo.

Prendo nota non solo dei loro contatti tecnici, ma anche delle informazioni personali. Il signor Zhang ha una figlia che ha iniziato da poco l'università. La signora Liu è una runner di lunga distanza. Queste relazioni sono un modo per convertire i rapporti transazionali in vere e proprie partnership.

Le pratiche di vita sono diverse quando si tratta di fare regali. Quando tornate a casa, portate con voi qualcosa. Tenetevi leggeri, ma snack casalinghi, prodotti di club e squadre sportive e dispositivi elettronici sono buone opzioni. Presentate i regali con due mani e non scandalizzatevi se non vengono aperti subito. È normale.

Quando la merda colpisce il ventilatore (lo farà)

È inevitabile che abbia dei problemi. Si verificano errori di comunicazione. Le scadenze slittano. Si presentano problemi di qualità. Il vostro atteggiamento nei confronti di queste situazioni predetermina il vostro successo in una prospettiva a lungo termine. Regola numero uno: scrivere.

La fastidiosa e-mail che state per scrivere? Mettetela tra le bozze e leggetela il giorno dopo. Il risparmio della faccia è un fatto culturale e la comunicazione aggressiva interrompe un dibattito più rapidamente di quanto si possa dire con il termine: stampaggio a iniezione. Isolate le soluzioni, non i difetti. Invece di dire: hai fatto il pareti sottiliPossiamo notare che le pareti presentano un punto debole.

Prodotti: Cosa possiamo fare per svilupparli?". Si tratta di un'efficace modello di lavoro efficace e mantenere le relazioni. Nelle situazioni in cui è in gioco la qualità, fornite un feedback preciso e quantificabile. Non serve a nulla dire che le finiture della superficie non sono buone.

Devono avere qualcosa di tangibile da correggere, misura 3,2 micrometri di rugosità superficiale, ma noi abbiamo una specifica di 1,6 micrometri o più fine.

Il bilancio

Lavorare con lo stampaggio a iniezione cinese Ci saranno giorni in cui vi sembrerà di parlare una lingua diversa (è così). I fusi orari possono persino farvi cambiare idea sulla vostra professione. Le differenze culturali porteranno a casi di confusione.

Ma, dopo anni di questi rapporti, ho scoperto un paio di cose: le sfide sono gestibili e la ricompensa è enorme. I produttori cinesi hanno un'esperienza, una produttività e una determinazione senza pari.

Saranno pronti a lavorare 24 ore su 24 per eliminare i problemi, iterare il maggior numero di volte possibile e fornire la stessa qualità dei migliori al mondo. Il punto è aspettare, essere chiari e costruire relazioni reali.

Dedicate un po' di tempo a leggere le loro opinioni.Mettete dei buffer nei vostri programmi.Usate tutto ciò che è digitale, ma non perdete di vista il fatto che il business è fatto di persone.L'e-mail di cui vi ho parlato all'inizio, alle 2 di notte, conteneva immagini di un prodotto ben costruito che superava le nostre esigenze. Mr. Li era rimasto lì dopo l'orario di chiusura a sorvegliare personalmente la prima tiratura e la sua dichiarazione terminava con: "Vogliamo rendervi orgogliosi".