Cómo trabajar con equipos chinos de moldeo por inyección para la gestión de proyectos y la comunicación

¿Adivine qué? Colaborar en el ámbito de las empresas chinas de moldeo por inyección puede convertirse en el proceso de intentar completar un puzzle con las manoplas puestas. Yo he estado en esa situación: tomando café a las dos de la mañana delante del portátil, esperando a ver si llegaba alguna comunicación importante de Shenzhen, con miedo de que mi último correo electrónico se hubiera perdido en la traducción. Pero así es la cosa: cuando consigues descifrar el código, las asociaciones pueden ser extraordinariamente fructíferas.

Imagina conmigo una escena. Es martes por la mañana en Chicago, y esto significa que es martes por la noche en Guangzhou. Sr. Li, su jefe de proyectoacaba de enviarle diecisiete fotos de prototipos. La mitad de los pies de foto están en chino y la otra mitad en lo que yo llamaría inglés técnico. ¿Y sinceramente? Es normal que lo haga.

El baile de la lengua (y cómo aprenderlo)

Aunque las barreras lingüísticas siempre existen, no es una barrera que no pueda superarse. La mayoría de los ingenieros y jefes de proyecto chinos hablan inglés, por supuesto, pero las discusiones técnicas pueden ponerse feas en un santiamén. He perdido tres días discutiendo con alguien sobre el "ángulos de calado...", sólo para descubrir que estábamos continuamente de acuerdo.

Esto es lo que funciona: Las frases deben ser cortas. Realmente cortas. Escriba con sus propias palabras. Una forma mejor de decirlo sería con tus propias palabras, así: "Debemos asegurarnos de que el grosor de la pared se distribuye uniformemente por toda la pieza para que no haya forma de que la pieza se deforme durante el proceso de enfriamiento". Esto evita el alabeo. El grosor oscila entre 2 mm y 3,5 mm.

Lo más importante son las capturas de pantalla. En serio, ¿desde cuándo envío más imágenes con anotaciones que correos electrónicos reales? Fuentes grandes en negrita, círculos rojos y flechas... lo que se te ocurra. Ocurrirá lo mismo con tus homólogos chinos, y esa comunicación visual se convertirá en un lenguaje común que compartirán ambas partes.

Sin embargo, la lengua es sólo la punta del iceberg. ¿Las diferencias culturales? Ahí es donde la cosa se pone interesante.

Los puentes (no las barreras) de la cultura

En la cultura empresarial china importan las relaciones, o mejor dicho, el guanxi. No sólo hay que hacer el trabajo; hay que crear confianza. ¿Ese trío inicial de reuniones por vídeo en las que no se habla de nada relacionado con los negocios? Cuentan más de lo que imaginas.

Recibí esta lección por las malas. Al principio, cuando nos reuníamos con un nuevo proveedor por primera vez en mi carrera, me limitaba a hablar de especificaciones técnicas. El ambiente se enfriaba en la sala. Más tarde, un colega al que aparté me explicó: "Primero te preguntaban quién eras".

¿Y ahora? Para abrir las reuniones, les presento el tiempo que hace en la ciudad en la que viven, les enseño fotos de mis últimas vacaciones o comparto noticias sobre nuevos smartphones (hablar de tecnología es internacional, lo juro). Esas charlas de cinco minutos me han ahorrado mucho tiempo de incomunicación en el futuro.

Es otro dato cultural: no, sí no siempre significa sí. En algunos casos, equivaldrá a decir "entiendo lo que dices", en lugar de estar de acuerdo o "sí, podemos hacerlo". Después de palabras clave como "es difícil" o "haremos todo lo posible", éstas suelen significar "probablemente no va a suceder". Cualquier rechazo directo es señal de descortesía, y debes estar preparado para leer entre líneas.

El tango de los husos horarios

Ah, los husos horarios, el diablo con el que lidiar. China tiene un único huso horario (el de Pekín) que está 12 ó 13 horas por delante de la hora del Este, dependiendo del horario de verano. Esto puede suponer un buen flujo de trabajo si juegas bien tus cartas.

Considérelo un ciclo de producción de 24 horas. Usted envía las especificaciones a las 5 de la tarde (hora de su país) y ellos reciben el primer vistazo al empezar el día por la mañana. Ellos se dedican a buscar soluciones; trabajan todo el día y te envían actualizaciones al final de su jornada laboral, que es alrededor de las 4 de la mañana, hora tuya. Usted edita y envía sus comentarios durante el café de la mañana y les deja el resto de la tarde para hacer revisiones.

Pero, en realidad, hay ocasiones en las que es necesaria la comunicación en tiempo real. Cuando se trata de partes importantes del proyecto, es como una persona se queda hasta tarde o se levanta temprano. He descubierto que esta mezcla de inconvenientes crea buena voluntad. No sólo comentas con un colega las llamadas a las 9 de la noche, sino que, a la semana siguiente, asiste a tu reunión de las 8 de la mañana.

Consejo profesional: Utilice herramientas de programación que muestren ambas zonas horarias. No hay nada que reste ímpetu como perderse una reunión por culpa de un cálculo incorrecto de las diferencias horarias. Y nunca, nunca deje de comprobarlo: De las 9 de la mañana de Pekín a las 8 de la tarde de Chicago, ¿verdad?

Seis protocolos de comunicación reales

El correo electrónico está muerto. Bueno, no ha muerto del todo, obviamente, pero no es algo que se esté dispuesto a utilizar cuando se trata de colaborar con equipos chinos. En algunas empresas, WeChat domina la comunicación; en otras, WhatsApp le sigue de cerca. Y, por supuesto, ya puedes descargar WeChat, en caso de que no lo estés. Bueno, en serio, esperaré.

¿Lo mejor de WeChat? Es rápido, admite mensajes de voz (la mejor ayuda cuando se trata de explicar algo complicado) y mueve archivos como nadie lo ha hecho antes. Y ahora, con los recibos de lectura, puedes estar tranquilo de que lo que has enviado se ha recibido de verdad.

Sin embargo, aquí es donde muchos compradores se equivocan: utilizan WeChat como si fuera el correo electrónico. No escriba novelas. Estructure sus mensajes:

• Un mensaje sobre el problema
• Una sobre la solución propuesta
• Uno en la fecha límite
• Uno que requiere confirmación

De este modo, podrán abordar cada punto de forma independiente y nada quedará perdido en un montón de palabras.

Seguirá necesitando el correo electrónico para la documentación formal. Sin embargo, incluso en ese caso, hazlo de forma estructurada. He aquí una fórmula que me ha funcionado bien:

• El tema: [Nombre del proyecto] - [Problema específico] - [Acción requerida]
• Situación actual: Breve descripción
• Pregunta: Viñetas
• Acción requerida: Pasos sencillos
• Plazo: Fecha y hora exacta (incluido el huso horario)
• Archivos adjuntos: Enumeración de contenidos

Este tipo de formato no tiene barreras lingüísticas, ya que es predictivo y escaneable.

Expectativas en materia de plazos (Abróchese el cinturón)

Año Nuevo Chino. Semana Dorada. Festival del Medio Otoño. No se trata sólo de vacaciones, sino de paradas completas de la producción. Las fábricas se vacían y no se ven movimientos ni siquiera al cabo de días o semanas. Anote estas fechas al principio de cada año en su calendario y haga planes.

Sin embargo, la previsión de tiempo puede variar incluso en horario laboral normal. Los vendedores chinos también precargan el optimismo. Cuando le digan dos semanas, piense en tres. Cuando le digan que la muestra estará lista mañana, cuente con tres días. No se trata de ser deshonesto, sino de un optimismo cultural combinado con el deseo de satisfacer.

He aprendido a desarrollar algunos márgenes en cada calendario. Cuando sé que necesito piezas el 1 de junio, les informo el 15 de mayo. Este colchón absorberá los contratiempos inevitables y no debería dejar el proyecto descolocado. ¿Y qué ocurre cuando las cosas se adelantan? Apareces como un héroe entre tu equipo.

Los puntos de control de calidad son vitales. No descubra los problemas una vez ejecutada toda la producción. Pida fotos en cada punto:

• Una vez creado el molde
• Primeros disparos
• Una vez que se produzcan los cambios
• Muestras de preproducción
• Muestras aleatorias durante la producción

Sí, es como microgestionar. Sin embargo, detectar algo a tiempo ahorra varias semanas de idas y venidas en el futuro.

Salvando las distancias con herramientas digitales

Además de WeChat, existen plataformas que facilitan una colaboración fluida. Alibaba DingTalk se está poniendo de moda como medio de gestión de proyectos. Es como si Slack y Microsoft Project se apareasen y diesen a luz a un vástago más adecuado para el trabajo relacionado con la fabricación.

Para compartir archivos, olvídate de Dropbox o Google Drive; no siempre están disponibles o son terriblemente lentos en China. En su lugar, utiliza:

• Archivos grandes: WeTransfer
• Carpetas de proyecto compartidas: Seafolders
• Almacenamiento en la nube: Aliyun (Alibaba Cloud) si su proveedor está implantado en ella.

Se presta especial atención al intercambio de archivos 3D. Los archivos STEP son universales, pero nunca faltan las capturas de pantalla desde varios ángulos. Uno de mis proveedores ha tenido que reflejar una pieza porque la orientación no era obvia en el archivo. Fue una lección costosa.

El programa de videoconferencia por defecto es WeChat o DingTalk, pero algunas grandes empresas utilizan Zoom (cuando funciona bien). Es importante tener siempre una plataforma de reserva. No hay nada más perturbador que tardar 20 minutos en reparar fallos de conexión.

Para hacer el seguimiento del proyecto, menos es más. Los diagramas de Gantt y los programas informáticos de gestión de proyectos, de por sí complicados, tienden a generar mucha confusión en lugar de aportar claridad. Una hoja de Excel colaborativa con un plan sólido e hitos actualizados cada semana supera a cualquier plataforma ostentosa que haya tenido. La codificación por colores existe en todas partes: el verde va por buen camino, el amarillo necesita atención, el rojo va retrasado.

Establecer relaciones duraderas

Esto es algo que nadie puede decirle: una visita a sus proveedores hará que todo cambie. Lo entiendo; los presupuestos se reducen hacia los viajes, e incluso las videollamadas parecen suficientemente adecuadas. Sin embargo, una comparecencia personal demuestra una dedicación que no puede describirse mediante una forma digital de comunicación.

Algo interesante me llamó la atención durante mi primera visita a una de las fábricas. En el departamento de ingeniería habían copiado en papel todos mis correos electrónicos, traducidos y comentados. Habían creado un mapa mural a modo de calendario de nuestro proyecto. Para ellos no se trataba de un simple pedido más, sino de una colaboración con la que estaban comprometidos.

Incluso las pequeñas cosas cuentan mucho. Aprende algo de mandarín; estará horriblemente pronunciado, pero les hará gracia tu intento. Escríbeles con motivo del Año Nuevo chino deseándoles buena suerte. Publica fotos cuando sus productos se presenten con éxito.

Tomo notas no sólo de sus contactos técnicos, sino también de la información personal. El Sr. Zhang tiene una hija que acaba de empezar la universidad. La Sra. Liu es corredora de fondo. Estas relaciones son una forma de convertir las relaciones transaccionales en verdaderas asociaciones.

Las prácticas vitales son diferentes cuando se trata de hacer regalos. Cuando vuelvas a casa, llévate algo. Que sea ligero, pero los aperitivos caseros, los productos de clubes y equipos deportivos y los aparatos electrónicos son buenas opciones. Presente los regalos utilizando las dos manos y no se escandalice si no los abren inmediatamente. Es normal.

Cuando la mierda golpea el ventilador (lo hará)

Seguramente tendrá problemas. Se producen fallos de comunicación. Los plazos se incumplen. Surgen problemas de calidad. Su actitud ante estas situaciones predetermina su éxito a largo plazo. Regla número uno: anótelo.

¿El molesto correo electrónico que estás a punto de escribir? Ponlo en borradores y léelo al día siguiente. Guardar las apariencias es algo cultural y la comunicación agresiva corta un debate más rápido de lo que se puede pronunciar el término: moldeo por inyección. Aísla las soluciones, no los fallos. En lugar de decir: has hecho el paredes finaspodemos ver que hay una debilidad en las paredes.

Productos: ¿Qué podemos hacer para desarrollarlos?" Se trata de una modelo de trabajo eficaz y también mantiene las relaciones. En situaciones en las que haya problemas de calidad, proporcione información precisa y cuantificable. De nada sirve decir que los acabados de la superficie no son buenos.

Tienen que tener algo tangible que rectificar, mide 3,2 micrómetros de rugosidad superficial, pero tenemos una especificación de 1,6 micrómetros o más fina.

Lo esencial

Trabajar con el moldeo por inyección chino Los equipos no son tan fáciles. Habrá días en los que tendrá la sensación de estar hablando un idioma diferente (lo está haciendo). Los husos horarios pueden incluso hacerle cambiar de opinión sobre su profesión. Las diferencias culturales darán lugar a casos de confusión.

Pero, tras años de estas relaciones, he descubierto un par de cosas: los retos son manejables y la recompensa es enorme. Los fabricantes chinos tienen una experiencia, una productividad y una determinación sin parangón.

Estarán dispuestos a trabajar 24 horas al día para eliminar problemas, iterar tantas veces como puedas imaginar y ofrecer la misma calidad que los mejores del mundo.La cuestión es esperar, ser claro y construir relaciones reales.Haz de los proveedores tus socios, en lugar de vendedores.

Dediquen un poco de tiempo a leer sus opiniones.Pongan topes en sus agendas.Utilicen todo lo que sea digital, pero no pierdan de vista que los negocios son personas.El correo electrónico que les mencioné al principio, a las 2 de la madrugada... Contenía imágenes de un producto bien construido que superaba nuestras necesidades. El Sr. Li había estado allí después de la hora de cierre manteniendo una vigilancia personal sobre la primera tirada.Y su declaración terminaba con, queremos que se sienta orgulloso.